Planifiez une entrée en maison de retraite
Indiquez le délai souhaité, d’où part la recherche, le type d’accueil et l’état du dossier : le planning se construit aussitôt, daté à partir d’aujourd’hui, avec les appels à passer. Aucun délai d’admission n’est promis et rien n’est enregistré.
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Votre planning
Urgence immédiate Urgence : sous 7 jours À organiser sous un mois Dans 1 à 3 mois Recherche anticipée Sortie d’hôpital proche Séjour temporaire
Entrée visée : dès qu’une place se libère. Entrée visée : sous 7 jours, si une place est disponible. Entrée visée : sous un mois. Entrée visée : dans 1 à 3 mois. Entrée visée : plus tard, sans date fixée, le temps de comparer sereinement. Fin souhaitée du séjour .
Plan établi à partir d’aujourd’hui. Aucun délai d’admission n’est garanti : seule la réponse d’un établissement fixe une date.
Appelez le 15 ou le 112 maintenant
Un malaise, une chute avec forte douleur, une gêne pour respirer ou une confusion brutale demandent les secours, pas une recherche de place. Le 15 (Samu) évalue la situation ; le 112 fonctionne depuis tout téléphone ; SMS au 114 si vous ne pouvez ni parler ni entendre.
Contactez le service social de l’hôpital et les établissements sans attendre
La sortie approche : demandez aujourd’hui un rendez-vous avec l’assistante sociale du service, expliquez pourquoi le retour à domicile n’est pas possible en sécurité, et appelez en parallèle les établissements qui proposent de l’hébergement temporaire.
Étapes cochées : 0 sur 0
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Aujourd’hui
Le jour même
Permanent, temporaire ou accueil de jour : le médecin traitant ou un service social aide à trancher selon l’autonomie, les soins et l’entourage. Le planning s’adapte dès que vous changez la réponse.
Signalez que la sortie approche sans solution : l’assistante sociale connaît les places du secteur, aide à lancer les demandes et peut proposer un hébergement temporaire à la sortie, là où ce dispositif existe.
Le jour même
Secteur proche des visites de la famille, budget mensuel, soins nécessaires, troubles de la mémoire, type de chambre : notez-les, ils guideront chaque appel.
Demandez s’il y a une place, en permanent ou en temporaire, ou une liste d’attente, et notez chaque réponse dans le modèle de liste d’appels. Vous en avez déjà contacté 0 : élargissez le secteur si aucun ne propose de place.
Premier contact et disponibilités : le jour même à 3 jours
Annoncez le projet, demandez le préavis prévu par le contrat de séjour et la transmission du dossier de soins et des traitements.
Le projet d’entrée se prépare avec elle : date de sortie envisagée, volet médical du dossier, traitements et matériel à prévoir.
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Cette semaine
Les 7 prochains jours
Demandez s’il y a une place, en permanent ou en temporaire, ou une liste d’attente, et notez chaque réponse dans le modèle de liste d’appels. Vous en avez déjà contacté 0 : élargissez le secteur si aucun ne propose de place.
Premier contact et disponibilités : le jour même à 3 jours
Annoncez le projet, demandez le préavis prévu par le contrat de séjour et la transmission du dossier de soins et des traitements.
Le projet d’entrée se prépare avec elle : date de sortie envisagée, volet médical du dossier, traitements et matériel à prévoir.
Le médecin traitant, ou celui du service hospitalier, remplit le volet médical du dossier ; un service social (hôpital, CCAS de la mairie, département) aide pour le volet administratif et les aides.
Sous 1 à 2 jours
Le médecin traitant, ou celui du service hospitalier, remplit le volet médical du dossier ; un service social (hôpital, CCAS de la mairie, département) aide pour le volet administratif et les aides.
Remplissez le dossier unique de demande d’admission (formulaire Cerfa n° 14732), commun à tous les EHPAD, ou créez la demande sur ViaTrajectoire si votre département l’utilise : volet administratif, volet médical sous pli confidentiel, justificatifs.Complétez ce qui manque : volet médical, justificatifs de ressources, pièce d’identité, attestation de la caisse de retraite ; faites plusieurs copies du dossier.Vérifiez qu’il est complet et à jour, puis envoyez-le à chaque établissement retenu.
Sous 2 à 5 jours ; retour sur les pièces manquantes : 2 à 7 jours
Remplissez le dossier unique de demande d’admission (formulaire Cerfa n° 14732), commun à tous les EHPAD, ou créez la demande sur ViaTrajectoire si votre département l’utilise : volet administratif, volet médical sous pli confidentiel, justificatifs.Complétez ce qui manque : volet médical, justificatifs de ressources, pièce d’identité, attestation de la caisse de retraite ; faites plusieurs copies du dossier.Vérifiez qu’il est complet et à jour, puis envoyez-le à chaque établissement retenu.
Retour sur les pièces manquantes : 2 à 7 jours
Voyez la chambre, les espaces communs, un repas si possible, et rencontrez l’équipe ; si le temps manque, faites visiter un proche ou demandez une présentation à distance.
Organisation d’une visite : 3 jours à 3 semaines selon les disponibilités
Transport aller et retour, jours d’ouverture, nombre de journées possibles par semaine, participation de l’APA à domicile.
Demandez le tarif journalier hébergement, le tarif dépendance pour le GIR de votre proche et les prestations facturées en plus, puis calculez le reste à charge mensuel de chaque établissement.
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Dans les 2 semaines
Les 14 prochains jours
Annoncez le projet, demandez le préavis prévu par le contrat de séjour et la transmission du dossier de soins et des traitements.
Le médecin traitant, ou celui du service hospitalier, remplit le volet médical du dossier ; un service social (hôpital, CCAS de la mairie, département) aide pour le volet administratif et les aides.
Remplissez le dossier unique de demande d’admission (formulaire Cerfa n° 14732), commun à tous les EHPAD, ou créez la demande sur ViaTrajectoire si votre département l’utilise : volet administratif, volet médical sous pli confidentiel, justificatifs.Complétez ce qui manque : volet médical, justificatifs de ressources, pièce d’identité, attestation de la caisse de retraite ; faites plusieurs copies du dossier.Vérifiez qu’il est complet et à jour, puis envoyez-le à chaque établissement retenu.
Retour sur les pièces manquantes : 2 à 7 jours
Voyez la chambre, les espaces communs, un repas si possible, et rencontrez l’équipe ; si le temps manque, faites visiter un proche ou demandez une présentation à distance.
Organisation d’une visite : 3 jours à 3 semaines selon les disponibilités
Transport aller et retour, jours d’ouverture, nombre de journées possibles par semaine, participation de l’APA à domicile.
Demandez le tarif journalier hébergement, le tarif dépendance pour le GIR de votre proche et les prestations facturées en plus, puis calculez le reste à charge mensuel de chaque établissement.
APA en établissement auprès du département, APL ou ALS auprès de la CAF ou de la MSA, aide sociale à l’hébergement si les revenus ne suffisent pas : préparez les demandes dès que l’établissement se dessine.
Relancez les établissements qui n’ont pas répondu et confirmez votre intérêt à ceux qui vous inscrivent en liste d’attente.
Étude administrative et médicale : quelques jours à plusieurs semaines
Une place proposée est souvent à confirmer sous quelques jours : décidez à l’avance de vos priorités et de la date d’entrée possible.
Décision d’admission : variable selon la place et la situation
Fin souhaitée . Fixez une date de fin souhaitée avec l’établissement. Avant cette date, organisez le retour (aides à domicile, soins, matériel) ou le relais (autre séjour, entrée durable), et faites-le confirmer par écrit.
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Avant l’entrée
Dès qu’une place est confirmée Semaines 3 et 4 Des semaines 3 à 12 Des semaines 3 à 12, puis jusqu’à l’entrée
Demandez le tarif journalier hébergement, le tarif dépendance pour le GIR de votre proche et les prestations facturées en plus, puis calculez le reste à charge mensuel de chaque établissement.
APA en établissement auprès du département, APL ou ALS auprès de la CAF ou de la MSA, aide sociale à l’hébergement si les revenus ne suffisent pas : préparez les demandes dès que l’établissement se dessine.
Relancez les établissements qui n’ont pas répondu et confirmez votre intérêt à ceux qui vous inscrivent en liste d’attente.
Étude administrative et médicale : quelques jours à plusieurs semaines
Une place proposée est souvent à confirmer sous quelques jours : décidez à l’avance de vos priorités et de la date d’entrée possible.
Décision d’admission : variable selon la place et la situation
Fin souhaitée . Fixez une date de fin souhaitée avec l’établissement. Avant cette date, organisez le retour (aides à domicile, soins, matériel) ou le relais (autre séjour, entrée durable), et faites-le confirmer par écrit.
Médicaments du midi avec l’ordonnance, change si besoin, coordonnées des proches ; transmettez à l’équipe les habitudes et les goûts de votre proche.
Vêtements marqués à son nom, objets familiers et photos, petit mobilier si la chambre le permet, lunettes et appareils auditifs, ordonnances et traitements en cours, carte Vitale et carte de mutuelle.
Caisse de retraite, CAF ou MSA, complémentaire santé, banque, assurance du logement, et la poste pour faire suivre le courrier ; le bailleur en cas de départ du logement.
Les appels à passer
À demander à chaque établissement
- Le tarif journalier : hébergement, dépendance pour le GIR de votre proche, prestations facturées en plus.
- Les aides acceptées : habilitation à l’aide sociale, APL ou ALS.
- Les soins proposés : présence infirmière la nuit, unité protégée, kinésithérapie, accompagnement de la fin de vie.
- Les conditions de sortie : préavis, résiliation du contrat de séjour, facturation des absences.
- La place : disponible, en liste d’attente, délai indiqué sans garantie, possibilité d’hébergement temporaire.
- La visite : date possible, rencontre avec l’équipe, repas sur place.
Délais indicatifs, jamais garantis
- Premier contact et vérification des disponibilités
- Le jour même à 3 jours
- Retour sur les pièces manquantes
- 2 à 7 jours
- Organisation d’une visite
- 3 jours à 3 semaines, selon les disponibilités
- Étude administrative et médicale
- Quelques jours à plusieurs semaines
- Décision d’admission
- Variable selon la place et la situation
Pour les démarches : le guide de l’admission et le guide des aides.
Mode d’emploi
- Répondez aux questions : le planning se construit aussitôt, daté à partir d’aujourd’hui.
- Suivez les étapes dans l’ordre et cochez-les au fur et à mesure ; rien n’est conservé, imprimez le planning pour le garder.
- Passez les appels de la liste et notez les réponses dans le modèle ci-dessous, puis relancez ceux qui ne répondent pas.
- Revenez modifier vos réponses quand la situation change : sortie d’hôpital avancée, place proposée, dossier complété.
Liste d’appels : le modèle à recopier
Une fiche par établissement appelé : recopiez-la dans un carnet, imprimez-la ou collez-la dans vos notes.
| À noter | Réponse |
|---|---|
| Établissement et téléphone | |
| Date de l’appel et interlocuteur | |
| Place disponible, temporaire ou liste d’attente | |
| Délai indiqué, sans garantie | |
| Tarif journalier hébergement | |
| Tarif dépendance pour le GIR | |
| Prestations facturées en plus | |
| Aides acceptées (aide sociale, APL ou ALS) | |
| Soins proposés (nuit, unité protégée) | |
| Conditions de sortie et préavis | |
| Visite prévue le | |
| Pièces demandées | |
| Prochaine relance |
Pourquoi les délais varient autant
Une place se libère quand un résident part : personne ne peut donc annoncer de date à l’avance. La demande locale, le prix, le type de chambre, la présence d’une unité protégée et les soins dont votre proche a besoin pèsent sur la réponse, tout comme un dossier complet, qui évite les allers-retours. Les places d’hébergement temporaire et les établissements un peu plus éloignés se libèrent souvent plus vite : ils peuvent servir de transition en attendant la place souhaitée.
Comment trouver une maison de retraite, par où commencer
Partez des besoins : soins, mémoire, autonomie la nuit, puis du secteur qui permettra aux proches de venir souvent et du budget après les aides. Le portail national d’information pour les personnes âgées et leurs proches recense les établissements et publie leurs prix ; le point d’information de votre département et le CCAS de la mairie connaissent les places du secteur. Visitez ensuite au moins deux lieux avant de décider, et associez votre proche au choix autant que possible.
Pour aller plus loin
- Admission en maison de retraite, le guide pour préparer chaque étape : les étapes de l’admission, le dossier unique et les entrées en urgence.
- Documents pour entrer en maison de retraite, guide pratique : les pièces à réunir avant d’appeler.
- Quelles aides pour payer une maison de retraite : APA, aide sociale à l’hébergement, aides au logement.
- Prix maison de retraite, estimez votre budget réel : les repères de budget à comparer.
Foire aux questions
Combien de temps faut-il pour obtenir une place en EHPAD ?
Il n’existe pas de délai type : cela va de quelques jours à plusieurs mois selon le secteur, la demande que connaît l’établissement, son prix, le type de chambre et l’état de santé de la personne. Les places d’hébergement temporaire et les établissements un peu plus éloignés se libèrent souvent plus vite. Déposer le même dossier dans plusieurs établissements augmente les chances d’une réponse rapide.
Comment fonctionne la liste d’attente d’un EHPAD ?
Une fois le dossier accepté, l’établissement inscrit la personne sur sa liste d’attente. Ce n’est pas un ordre d’arrivée strict : l’admission tient compte de l’urgence, des soins nécessaires et de la place qui se libère, chambre ou unité protégée. Confirmez régulièrement votre intérêt, par exemple chaque mois, et prévenez l’établissement dès que la situation change.
Peut-on visiter un EHPAD avant d’y entrer ?
Oui, et c’est vivement conseillé : la plupart des établissements proposent une visite, parfois un repas sur place. Beaucoup organisent aussi une rencontre avec la personne âgée avant l’admission, pour recueillir son avis et vérifier que l’équipe pourra l’accompagner. Son consentement est recherché : associez-la aux visites autant que possible.
Que faire quand l’hôpital annonce une sortie sans solution d’hébergement ?
Demandez tout de suite à rencontrer l’assistante sociale du service : elle aide à remplir le dossier, contacte les établissements et connaît les solutions de transition, comme l’hébergement temporaire après une hospitalisation ou un séjour en soins de suite quand l’état de santé le justifie. Expliquez clairement pourquoi le retour à domicile n’est pas possible en sécurité : l’équipe en tient compte pour organiser la sortie.
Faut-il un dossier différent pour chaque établissement ?
Non : le dossier unique de demande d’admission (formulaire Cerfa n° 14732) est accepté par tous les EHPAD. Faites-en plusieurs copies, ou passez par ViaTrajectoire, le service en ligne utilisé dans de nombreux départements pour envoyer la même demande à plusieurs établissements. Certains établissements demandent en plus quelques pièces qui leur sont propres.
Peut-on entrer en EHPAD en urgence ?
Oui, quand une place est disponible : beaucoup d’établissements proposent des places d’hébergement temporaire qui permettent une entrée rapide, en attendant une place durable. En cas de danger immédiat ou de problème médical aigu, ce n’est pas un EHPAD qu’il faut appeler, mais le 15 ou le 112.
Les délais indiqués par ce planning sont-ils garantis ?
Non. Ce sont des repères pour organiser les démarches ; la réponse d’un établissement dépend des places libres, de l’étude du dossier et de la situation de votre proche. Seul l’établissement peut confirmer une date d’admission.
Gagner du temps sur les premiers appels
Décrivez la situation et le délai souhaité : votre demande est transmise pour vous mettre en relation avec des établissements adaptés, sans promesse de place.